#Teil2 – Private Papiere: In 7 Schritten sinnvoll Ordnung schaffen und halten

Wäschekörbe und Schuhkartons als Ablage für private Papiere? Weil nie Zeit zum Ordnen ist?

Dabei macht Ordnung in den eigenen Papieren froh, spart Zeit und hilft beim guten Umgangs mit Geld.

Haben Sie schon Mal eine Torte als Ganzes gegessen? Ich auch nicht. Dafür Stück für Stück. Das ist auch der Dreh, wenn Sie Ordnung schaffen möchten in Ihren Papieren, die in Wäschekörben oder Schuhkartons lagern – oder eben anderswo in der Wohnung.

Wer seine Papiere nach einem bestimmten System ordnet, sucht nicht mehr. Der findet!

Das Aufräumen geht nur Stück für Stück. Gerade dann, wenn über Jahre hinweg private Papiere eher märchenhaft behandelt wurden – eins hierhin, eins dahin, und dort ist gerade auch noch ein Plätzchen …

Teilen Sie sich die Aufgabe also ein. Zerlegen Sie sie in Häppchen. Mit einer Hauruck-Aktion Ordnung schaffen zu wollen wird Sie nicht weit bringen. Sie macht vor allem schlechte Laune, weil die Papierberge vermutlich hoch sind.

Das brauchen Sie:
– Zeit und Ruhe
– Platz auf dem Fußboden
– Schreibblock A4
– dicken Filzstift
– großen Papierkorb

Machen Sie nach etwa 2 Stunden Pause. Planen Sie eventuell mehr als einen Tag ein.

Los geht’s!

Holen Sie alle Körbe und Ablagen, in denen Sie persönliche Papiere gestapelt haben und stellen Sie sie auf den Fußboden. Sammeln Sie wirklich alle Papiere und Dokumente in Ihrer Wohnung zusammen. Wirklich alle!

Und dann gehen Sie Runde für Runde vor. Mit meiner Kurzanleitung in der Hand:

Runde 1: Themen-Kategorien sondieren

Schreiben Sie zuerst auf je ein Din-A4-Blatt Ihre Themen-Kategorien, zum Beispiel Persönliches, Versicherungen, Rente, Bank, Wohnung, Kinder, Freizeit usw. Sie wissen am besten, was Ihr Leben umfasst.

Verteilen Sie diese beschriebenen Blätter auf dem Fußboden um sich herum. Ergänzen Sie diese Kategorieblätter, während Sie in Runde 2 Ihre Papiere durchgehen.

Runde 2: Ordnung schaffen – sortieren Sie grob aus

Nehmen Sie nun Blatt für Blatt aus dem Wäschekorb, Schuhkarton oder vom Papierstapel. Fangen Sie mit dem größten Behältnis an. Schmeißen Sie jetzt das weg, was nutzlos geworden ist. Gehen Sie beherzt vor.

Diese Prozedur ist die Wichtigste. Sie müssen hier entscheiden, was in’s Altpapier wandert und was wahrscheinlich abgeheftet wird. Dieses Entscheiden fällt manchmal schwer. Versuchen Sie hier schnell zu sein. Nur nicht zu lange darüber nachdenken.

Hinweis:
Natürlich können Sie Verträge und Anderes aus nostalgischen Gründen aufheben. Zum Beispiel um Ihren Enkeln einmal zu zeigen, wie ein Arbeitsvertrag anno 1995 ausgesehen hat, eine Lohnabrechnung oder ein Mietvertrag. Nutzen Sie dafür einen Extra-Ordner. Beschriftet mit vielleicht “meine Erinnerungen” ?

Wenn dann alle Körbe und Ablagen leer sind, falten Sie um jeden Stapel, der vor den Themen-Blättern liegt, ein Blatt. Zum vorübergehenden Wegräumen.

Bauen Sie aus den zusammengefassten Papierstapeln je nach Kategorie kleine Türme. Und legen Sie diese Stapeltürme auf einen Tisch oder in eine Ecke des Zimmers.

Machen Sie später weiter. Und freuen Sie sich! Sie haben schon viel geschafft.

Tipp:
Holen Sie sich für dieses Aufgabe, die Überwindung kostet, jemanden aus der Familie oder dem Freundes- oder Kolleg’innenkreis dazu, der Sie unterstützt. Jemand, der gern aufräumt, zupackt und strukturiert handelt.

Runde 3: Ordnen Sie thematisch und zeitlich um

Weiter geht’s! Schreiben Sie am Anfang dieser Runde Ihre Kategorien neu auf DIN-A4-Blätter fett drauf. Mögliche Kategorien:

Auto, Gesetzliche Rentenversicherung, Krankenkasse, Nebenkosten, Mietvertrag, Job, Ehe, Kind 1, Kind 2, Eltern … und so weiter.

Verteilen Sie diese beschrifteten Blätter erneut um sich herum – am besten wieder auf dem Fußboden.

Arbeiten Sie jetzt jeden Turm ab. Gehen Sie Stapel für Stapel durch. Ordnen Sie die abgelegten Papiere nochmals thematisch zu den neuen, beschrifteten Blättern.

Wenn Sie damit fertig sind, ordnen Sie bitte die Papiere innerhalb der Kategorien chronologisch. Also das neueste nach oben, ältere Papiere nach unten.

Vielleicht machen Sie weitere Unterthemen auf?

Runde 4: Kategorien festlegen und zusammenfassen

Jetzt sind es nur noch wenige Schritte, und Sie haben alle Dokumente griffbereit. Organisationsberaterin Andrea Kaden aus Hamburg empfiehlt, die persönlichen Unterlagen nach folgenden Kategorien in Akten-Ordnern aufzubewahren:

Wichtigste Ordner

Ordner 1  Persönliches (der wichtigste, wählen Sie einen schmalen)
Geburtsurkunde, Kopie des Personalausweises (!), Meldebestätigung, Heiratsurkunde, Vollmachten, Erbfolge, Scheidungsunterlagen, Aufenthaltstitel, Medizinisches …

Ordner 2  Beruf
Abitur-Zeugnis, letztes Schulzeugnis, Ausbildung, Studium, Diplom, Zertifikate, Fortbildung, Arbeitsverträge …

Hinweis:
Hier bitte nicht den Schriftwechsel mit dem Jobcenter einsortieren! Legen Sie dafür eine Kladde oder einen separaten Ordner an, den Sie wegstellen können, wenn Sie nicht mehr auf das Jobcenter angewiesen sind.

Lebensstilordner

Ordner 3  Versicherungen
Krankenversicherung, Zusatzversicherungen wie Pflege oder Zahn, Private Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, KFZ, Unfall, Hausrat, Rechtsschutz, Schadensfälle …

Ordner 4  Wohnung
Mietvertrag, Nebenkosten Gas, Wasser, Strom … , GEZ, Rechnungen/Garantiescheine für Wohnungseinrichtungen und Elektrogeräte (wg. Gewährleistung), Handwerkerrechnungen,

Ordner 5  Freizeit + Lebensstil + (Online-)Shopping
Auto, Carsharing, Telefon, Handy, Internet, Zeitungsabos, Vereinsmitgliedschaft, Rechnungen für Unterhaltungselektronik (wie Spielekonsolen, Kameras  … ), Bahn-Card …

Finanzordner

Ordner 6  Finanzen + Steuern
Bank(en), Kontoauszüge, Liste Freistellungsaufträge, Steuererklärungen und Steuerbescheide, Ihre Steuer-Belege sammeln Sie bitte obenauf in der Unterkategorie Steuern

Hinweis:
Die Aufbewahrungsfrist für Steuerbelege und -bescheide beträgt 10 Jahre. Lagern Sie die nicht mehr aktuellen Belege und Bescheide in einen Extra-Steuerordner aus. Sind die 10 Jahre rum, schmeißen Sie die nicht mehr benötigten Bescheide weg.

Ordner 7  Rente + Vermögensaufbau
Gesetzliche Rentenversicherung, Betriebsrente, private Rentenversicherung, Aktien, ETFs …

Ordner 8  Immobilie + Grundstück (selbst und vermietet)
Grundbucheintrag, Kaufvertrag, bei Eigentumswohnungen Teilungserklärung, Nachträge, Abrechnungen, Einnahmen …

Familienordner

Ordner 9  Kind(er) (schmaler Ordner)
bitte für jedes Kind einen eigenen Ordner anlegen
Geburtsurkunde, Schule, Kindergeld, Zeugnisse (eventuell eine extra Zeugnismappe?), Telefonlisten, Förderungen, Impfpass, Vereinsmitgliedschaften, Medizinisches …

Extra-Kladden

Aktuelles
Für aktuelle Rechnungen habe ich zusätzlich zu meinen Akten-Ordnern eine Mappe oder Kladde. In diese lege ich Rechnungen, die noch zu begleichen sind, oder Schriftverkehr, den ich abzuarbeiten haben.

Wenn das erledigt ist, hefte ich den Schriftverkehr in meine Ordner ein oder entsorge ihn in den Papierkorb.

Arbeitsagentur
Legen Sie sich bei Arbeitslosigkeit oder Existenzgründung eine Extra-Kladde für den Schriftwechsel mit dem Jobcenter an. Das muss nicht in den beruflichen Ordner. Ist die Sache erledigt, können Sie die Kladde wegstellen.

Tipp:
Sie können einige Ordner gern in einen gemeinsamen Ordner zusammenfassen. Zum Beispiel Ordner 4 und 5. Oder schmale Ordner für bestimmte Themen verwenden, zum Beispiel für die Kinder oder Persönliches.

Und jetzt zur schönsten Runde, wie ich finde!

Runde 5: Ordner besorgen, beschriften und alles einsortieren

Vor dieser letzten Runde steht die Frage: Welches Ordnungssystem möchten Sie verwenden? Aktenordner oder Hängeregister? Organisationsfachfrau Andrea Kaden von Zeitgewinn rät zu Aktenordnern. Die passen in die meisten Regale. Und sind handlicher beim Nachschlagen.
Sie benötigen also schmale und breite Akten-Ordner. Dazu Etiketten für die Ordnerrücken und Register für die Unter-Kategorien.

Bei den Etiketten bevorzuge bunte oder die mit Motiven. Die weißen, neutralen wirken mir zu fad.

Die Register heften Sie als erstes vorn ein. Darauf schreiben Sie mit Bleistift die Unterkategorien des jeweiligen Ordners. Auf die Unterregisterblätter können Sie gern nochmal die Unterkategorie wie Haftpflicht oder Berufsunfähigkeit schreiben. So handhabe ich das. Ist übersichtlicher.

So könnten das Register für den Ordner Versicherungen aussehen.

Wenn Sie viele Versicherungen haben, überlegen Sie bitte, ob Sie diese wirklich alle brauchen. Wir Bundesbürger’innen sind oft überversichert.

Wenn ein Ordner nicht ausreicht, teilen Sie Ihre auf 2 Ordner auf: zum Beispiel Versicherungen I und II – mit Unterkategorien.

Beschriften Sie nun die Rücken der Ordner, dann heften Sie das Register ein und sortieren nach und nach die gelichteten Papiere in die Ordner ein. Und zwar in der Reihenfolge, wie Sie es auf dem Register vorn festgelegt haben.

Tipp:
Die Papiere, die Sie in diesem Ordner am wenigsten benötigen, heften Sie am besten hinten ab. Kein Muss, aber sinnvoll.

Runde 6: die wichtigsten Ordner digitalisieren

Was? Jetzt auch noch DIGITALISIEREN? Keine Bange, es sind nur zwei Ordner.

Ihr wichtigster Ordner ist der mit Ihren persönlichen Dokumenten. Wenn einmal die Bude brennt, dann nehmen Sie diesen Ordner mit. Ihr zweit-wichtigster Ordner ist der mit  beruflichen Dokumenten.

Im Zeitalter von Clouds, Scannern und smarten Kleincomputern empfiehlt Organisationsfachfrau Andrea Kaden: Digitalisieren Sie den Inhalt dieser beiden Ordner. Warum?

Damit Sie Ihre persönlichen Dokumente immer greifbar haben, sollte tatsächlich mal etwas mit Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus sein wie ein Brand, ein Wasserschaden etc. Oder Sie brauchen im Ausland plötzlich Ihre Geburtsurkunde oder eine Kopie des Personalausweises – dann sind Sie vorbereitet.

Natürlich macht das Digitalisieren Arbeit. Jedes Dokument einzeln per Smartphone oder Scanner digital zu erfassen kostet Zeit. Gibt es aber wirklich einmal Stress, werden Sie sich lange dankbar sein.

Runde 7:  Sich freuen und auf die Schulter klopfen

Wenn ich an meinen Keller denke, zwei Jahre nach dem Aufräumen, fehlt mir oft die Lust zum Ausmisten. Was ich dann tue? Ich hole mir die Erinnerung zurück, wie es sich anfühlt, wenn er aufgeräumt ist.

Und dieses Gefühl liebe ich. Es ist eine Mischung aus “ich bin stärker als mein Schweinehund”, “alles so schön ordentlich hier” und “jetzt ist wieder Platz”.

Dieses Gefühl wird auch Sie packen, wenn Sie Ihre privaten Unterlagen neu anlegen. Setzen Sie sich gleich heute noch einen Termin als Erinnerung in Ihren (digitalen) Kalender – in einer Wochen zum Beispiel – und legen Sie los.

Möchten Sie nach dem Sortieren Ihrer Papiere auch Ihre Finanzen in Schuss bringen? Dann fangen Sie gleich hier damit an. Oder tragen Sie sich in meinen Rundbrief ein. Dann erhalten Sie alle 14 Tage von mir spannende und praxisrelevante Denkanstöße und wesentliche Informationen rund um das Thema Geld und Geldanlage.

Sie sind verheiratet, verpartnert oder sonst wie mit einem anderen Menschen verbandelt – und dieser weigert sich, die gemeinsamen Dokumente richtig zu ordnen?

Dann machen Sie es nur mit Ihren eigenen Dokumenten – Persönliches, Beruf, eigene Versicherungen, Rente und für die Kinder. Erfahrungsgemäß springt der Funke über.

Denn mal ehrlich: Nur die allerwenigsten sind zufrieden mit ihrer persönlichen Aktenablage und lassen sich gern anstecken von jemandem, der ihnen zeigt, wie es gehen kann. Viel Erfolg!

Ordnung schaffen – Anleitung zum Download

Sie brauche noch einen Motivationsschub? Dann tragen Sie sich in meinen Rundbrief ein und holen sich meine Anleitung als Liste zum Abhaken. Laden Sie sich die Liste auf den PC, drucken Sie sie aus und los geht’s.

Nützliche Links zum Aufräumen der Unterlagen zuhause

+ Wichtige Erfahrungen zum Sortieren und neu Ordnen – von Organisationsberaterin Andrea Kaden
+ #1 – Private Dokumente richtig ordnen: ausmisten, klug umsortieren und abheften (hier sind Sie richtig, wenn Ihre Unterlagen bereits in Aktenordnern oder Hängeregistern liegen, und es mal ein sinnvolles Update braucht)