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aktualisiert am 5. Januar 2022
Finden Sie alle privaten Dokumente mit einem Griff? Beispielsweise den Versicherungsvertrag, die Steuererklärung, den Rentenbescheid oder Meisterbrief? Nein? Dann ist es Zeit, sich Gedanken zu machen, wie Sie Ihre Unterlagen sortieren können, ihre privaten Dokumente und Papiere. Einfach und schnell. Und mit Spaß!
Weil es erstens Zeit spart, Suchzeit. Weil Sie wichtige Papiere immer griffbereit haben und es zum klugen Umgang mit Geld dazu gehört, seine privaten Unterlagen strukturiert zu haben. Ohne Struktur in den Papieren – wie wollen Sie da Struktur in Ihre Finanzen bringen? Unmöglich.
Ich liebe es ja, unseren Keller aufzuräumen. Mal abgesehen vom Spinnengetier. Und wissen Sie, wieso? Weil ich danach wieder das finde, wonach ich suche. Dann hat jedes Ding wieder (s)einen Platz und mit steht kein Ballast mehr im Weg.
Das fühlt sich gut an. Befreiend. Dieses Gefühl der Ordnung hält bei mir lange an.
Genauso ist es, wenn Sie persönliche Unterlagen sortieren und neu ordnen wie Zeugnisse, Rechnungen großer Anschaffungen, Arbeitsverträge, Geburtsurkunde, Versicherungsverträge, Bescheide, Zeugnisse etc. Das ganze festgehalten in einer übersichtlichen Ordnerstruktur.
Klarheit schaffen im Papierkram. Blockaden aufbrechen. Reduzieren. Die Last von Papieren loswerden, die irgendwo in Ordnern, Kartons, Plastikablagen oder Wäschekörben liegen und längst zu „toten Papieren“ mutiert sind. Darum gehe es beim Aufräumen der eigenen Unterlagen, sagt Andrea Kaden. Sie ist Effizienztrainerin für alles Organisatorische im Büro und bei Akten.
Mit dem Ergebnis: Durch Aussortieren, Reduzieren von Stapeln und dem neu Ordnen von Dokumenten werden aus „toten Papieren“ wieder Unterlagen zum Arbeiten. Für die bürokratischen Seiten des Lebens.
Andrea Kaden betreibt die Firma Zeitgewinn Hamburg und ist Spezialistin für das papierlose Büro.
Mit Andrea Kaden an der Seite habe ich aufgeräumt. Systematisch, versteht sich. Strukturiert. Und ich habe zwei einfache Anleitung zum Nachmachen für Sie geschrieben.
Teil #1 ist für Sie, wenn Sie Ihre Papiere bereits in Aktenordnern sammeln. Aber erstens sich viel zu viele Papiere in Ihren Aktenordnern befinden und zweitens, Sie mehr suchen als finden. Teil #2 bringt Sie weiter, wenn Sie als private Ablage und Aufbewahrung Wäschekörbe und sonstige Behälter nutzen.
Den Link zu beiden Teilen finden Sie am Ende dieses Artikels.
Denn: Nur, wer zuhause seine privaten Unterlagen gut sortiert und sinnvoll (!) abgelegt hat, hat auch den nötigen Durchblick für den guten Umgang mit seinen Finanzen.
Andrea Kaden hat mir genau das verraten: Wie sich persönliche Unterlagen und Dokumente sortieren, dazu überschaubar und leicht zugänglich neu organisieren lassen – mit klar angelegten, sinnvollen Kategorien und Beschriftungen.
Grundsätzlich gelte dabei, sagt Kaden:
Zwar seien Hängeregister gut fürs Büromanagement, gerade für nicht abgeschlossene Vorgänge. Im privaten Umfeld aber sind sie unhandlich und sperrig. Die guten, klassischen Aktenordner dagegen haben Platz in jedem Regal.
Außerdem: Geben Sie sich Mühe beim Sortieren und neu ordnen. Geben Sie Ihr Bestes, ermuntert Andrea Kaden nicht nur ihre Kundinnen, denen sie beim Ordnen hilft. Sondern auch Sie, wenn Sie einen neuen Überblick in Ihre privaten Unterlagen bringen möchten.
Sie belohnen sich mit der neuen Ordnung selbst!
Andrea Kaden hat die Erfahrung gemacht, dass es als kraftvolle Energie zurückkommt, wenn wir unsere Unterlagen sortieren und neu ordnen.
Ganz wie bei mir beim Keller ausmisten. Das fühlt sich nicht nur gut an – sondern die positive Aufräum-Energie greift dann gern mal auf den Rest der Wohnung über …
1. alle Ordner, Körbe, Ablagen in die Mitte eines Raumes stellen
2. die Unterlagen werden in mehreren Runden sortiert; Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut
3. vom Leichten zum Schweren vorarbeiten, kräftig ausmisten und entsorgen
4. die Papiere, die selten benötigt werden, hinten im Ordner abheften
5. beschriftet werden die Ordner zum Schluss
+ Papiere alphabetisch zu ordnen ist Unfug. Warum? Weil es nicht sinnvoll ist, die Geburtsurkunde hinter die Vertragsunterlagen des Gasversorger zu heften, oder Zeugnisse hinter die Unfallversicherung.
Besser: Unterlagen thematisch ordnen
+ Es wird generell viel zu viel aufgehoben. Also: Mut beim Wegschmeißen!
+ Sind die Papiere einmal sortiert und systematisch in Aktenordnern abgelegt, lässt sich alles leicht pflegen.
+ Versuchen Sie, Rechnungen nur noch digital statt in Papierform zu erhalten, wie Telefonrechnungen, Online-Kaufbelege etc. Legen Sie lieber im PC oder Laptop entsprechende digitale Ordner an und die Rechnungen nach Jahreszahl und Kategorie ab.
+ Es gibt nur eine wirkliche Aufbewahrungsfrist, die Sie sich merken müssen: 10 Jahre
+ Bitte heben Sie auf: Originale von Verträgen, aber auch nur solche, die relevant sind für ihr derzeitiges Leben und bei Versicherungen z.B. die letzten beiden Statusmeldungen.
+ Bitte niemals wegschmeißen: wichtige persönliche Unterlagen wie Geburtsurkunde, Zeugnis, Meisterbrief, Stammbuch, Eheurkunde, Diplome …
+ Der Lohn des Aufräumens? Sie reduzieren Papierstapel um mindestens die Hälfte bis um zwei Drittel. Und finden wieder alles.
Wie haben Sie Ihre Unterlagen bisher organisiert? Ihre privaten. Mir geht es hier ausschließlich um Ihre Dokumente und Unterlagen zuhause, nicht um die Papiere im Büro. Um die zu organisieren, müssten Sie noch andere Register ziehen.
Typ 1: irgendwie ordentlich
Liegen Ihre Unterlage bereits in Aktenordnern oder Hängeregistern? Dann braucht es bei Ihnen nur mal ein sinnvolles Update. Dann bitte hier entlang:
#1 – Private Dokumente richtig ordnen: ausmisten, klug umsortieren und abheften
Trifft nicht auf Sie zu? Oder doch eher:
Typ 2: kreativ chaotisch
Gehören Sie eher zum kreativen Ordnungstyp, der Wäschekörbe benutzt, Schuhkartons und andere Ablagen als Sammelstelle für Schriftliches? Geht auch, geht aber auch besser:
#2 – Private Papiere: In 7 Schriten sinnvoll Ordnung schaffen und leicht halten
In beiden Artikeln erhalten Sie unter anderem Antworten auf diese Fragen:
Wie innerhalb der Ordner Papiere sortieren?
Papiere sortieren, wie starte ich?
Was brauche ich zum Papiere sortieren?
Papiere ordnen – wegwerfen oder aufheben?
Was sind wichtige und sinnvolle Kategorien?
Was wie lange aufbewahren?
Welche private Ordnerstruktur ist sinnvoll?
Das scheint eine ganze Menge zu sein. Wenn Sie aber einmal angefangen haben, ist das fix abgearbeitet.
Dann sieh dir meine 2-Schritte-Video-Anleitung an. Damit räumst du ohne großen Aufwand dein Konto auf. Kostet dich keinen Euro, zahlt sich aber tausendfach aus. 🙂
Hinweis: Dieser Artikel wird fortlaufend aktualisiert. Er ist im August 2017 zum ersten Mal erschienen. Er gehört zu den meist gelesenen Artikeln auf meinem Blog. Gut so!
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Prima Tipps, danke. Ich werde es gleich in die Tat umsetzen.
Finde ich auch, ich verstehe nur nicht, warum bei Typ 1, die Ordner einmal komplett ausgeräumt werden, wenn diese doch sortiert sind. Wenn ich diese durchgehe, sind doch Unterlagen schon entsorgt. Dient eher dazu ggf. neue Kategorien zu definieren?
Liebe Ariane,
genau, es geht um das Festlegen neuer Kategorien – eventuell. Nicht immer sortieren wir unsere Dokumente logisch bzw. sinnvoll. Deshalb dieses: Erstmal innerhalb des bestehenden Aktenordners ausmisten und dann Grundstruktur neu reinbringen – ähnlich des Vorschlags von Andrea Kaden.
Bei mir waren z.B. Persönliches und Berufliches in einem Ordner vermischt, und Versicherungen mit den Wohnungssachen. Das habe ich jetzt getrennt.
Wenn freilich schon alles sinnvoll strukturiert ist, dann brauchen auch bestehende Ordner nicht ausgeräumt zu werden. 🙂
Netter Artikel, aber ich verstehe nicht, warum Hängeregister im privaten Bereich unpraktisch sein sollen und unhandlich? Ich habe kürzlich alle meine Unterlagen ausgemistet und vieles ist papierlos geworden (Onlineversicherungen, Handyverträge, Telefonrechnungen usw.) und am Ende hatte ich sechs ziemlich leere Ordner, die unnötig Platz beanspruchen. Ich werde in den nächsten Wochen auf eine Hängeregistratur umsteigen und dann entfällt auch das lästige Lochen und Abheften, was sehr oft der Grund für überfüllte Ablagen sein dürfte!
Hi Nicole,
Hängeregister findet Aufräumexpertin Andrea Kaden deswegen unpraktisch, weil sie i.d.R. einiges an Platz brauchen. Das ist bei Aktenordnern nicht in dem Ausmaß der Fall. Wenn du das aber magst – warum nicht?
Im Übrigen – ?? für’s Papierlose-werden
Meine Schwester klagte immer wieder darüber, dass sie nichts findet in ihren Unterlagen. Werde ihr mal den Tipp weitergeben, dass sie ihr Hängeregister lieber gegen Aktenordner tauschen sollte. Dann findet sie hoffentlich in Zukunft alles, was sie für die Steuererklärung braucht. Danke und viele Grüße
Hallo liebe Frau Kaden,
ich bin gerade dabei meine persönlichen Unterlagen zu sortieren und bin auf der Suche nach hilfreichen Tipps auf Ihre Seite hier gestoßen.
Ich hätte eine grundsätzliche Frage bezüglich des Sortierens nach Kategorien: Wenn ich beispielsweise die Beitragsrechnung für meine KFZ-Versicherung bekomme … in welche Kategorie würde man diese am sinnvollsten sortieren? Auto? Versicherungen? Rechnungen? Oder sogar in die Kategorie „Steuern“, weil man diese ja in seiner Einkommenssteuererklärung absetzen kann?
Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich sehr freuen, vielen Dank vorab.
Mit freundlichen Grüßen
Fatih Musa
Lieber Fatih,
ich antworte für Andrea. 🙂 Das liegt ein wenig an Ihnen. Sie könnten es in die Kategorie Versicherungen einordnen, wo dann auch Schadensfälle einsortiert werden.
Oder kategorisch den anderen Weg wählen und alle Papiere der Hauptkategorie „Lebensstil“ beispielsweise zu einer der Unterkategorien wie Auto, Abos, Carsharing, Vereinsbeiträge einordnen.
Ich würde die KFZ-Versicherung vermutlich bei den Versicherungen einordnen.
Gern diesen weiterführenden Artikel dazu lesen: https://www.geldfrau.de/private-dokumente-richtig-ordnen-beschriften/
Herzliche Grüße von der
– Geldfrau
Hallo liebe Geldfrau,
vielen herzlichen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung hinsichtlich meiner Frage. Es ging mir jedoch um genau zu sein, nicht um meine KFZ-Versicherung selbst, sondern um dessen Beitragsrechnung … die in die Ordner „Rechnungen“, „Auto“, „Versicherungen“ oder „Steuer“ passen würde.
Grundsätzlich die Frage, wie ich am besten Sachen zuordne, die thematisch in mehrere Ordner passen würden. So auch ein anderes Beispiel mit der Berufsunfähigkeitsversicherung: Versicherung? Job? Privates?
Da bin ich noch unschlüssig, was der beste Weg hier wäre.
Viele Grüße
Fatih Musa
🙂
Also: Was steuerlich relevant ist, ordne ich in den Steuerordner nach Jahreszahl, logisch, also auch Beitragsrechnungen.
Sonst die Beitragsrechnungen dorhin ordnen, wo auch die Vertragsunterlagen liegen.
Wenn also das Auto bei den Versicherungen ist, dann dort die Beiträge hin.
Wenn Auto bei Lifestyle dann dorthin.
So würde ich es machen.
Grüße!!!